Política de Tratamiento de Datos Personales
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.
En CINFES, como firma de consultoría y formación especializada para el sector de la economía solidaria, entendemos que la información es uno de los activos más valiosos. Esta política establece los lineamientos, principios y procedimientos bajo los cuales realizamos el tratamiento de datos personales, garantizando el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas complementarias aplicables en Colombia.
Nuestro enfoque integra el rigor jurídico con metodologías de legal design para asegurar que nuestros clientes, aliados y colaboradores comprendan claramente cómo protegemos su información.
1.Identificación del Responsable del Tratamiento
- Razón Social: CINFES (Consultoría e Integración Financiera y Económica Solidaria)
- Área Encargada: Gerencia
- Canal de Atención: contacto@cinfes.com
2.Objetivo y Ámbito de Aplicación
El objetivo de este documento es definir las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de datos personales por parte de CINFES. Esta política aplica a todos los titulares de información (clientes, usuarios, prospectos, aliados estratégicos, proveedores y colaboradores) cuyos datos formen parte de las bases de datos de la compañía, ya sea que el tratamiento se realice en entornos físicos o digitales.
3.Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
CINFES tratará los datos personales captados en el giro ordinario de sus negocios para el desarrollo de su objeto social, y específicamente para las siguientes finalidades legítimas:
3.1. Gestión Comercial, Marketing y Fidelización
- Contacto Omnicanal: Contactar a los titulares a través de cualquier medio de comunicación físico o digital, incluyendo, pero sin limitarse a: correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS) y mensajería directa a través de redes sociales (LinkedIn, Instagram, X, etc.), con el fin de ofrecer servicios de consultoría, programas de formación, invitaciones a eventos y actualización de portafolio.
- Construcción de Historial y Analítica: Almacenar y perfilar los datos para mantener un registro histórico detallado de los servicios de CINFES consumidos por el titular. Esto permite personalizar futuras ofertas, identificar tendencias de mercado y estructurar estrategias comerciales de alto impacto.
3.2. Gestión Contractual y Operativa
- Formalizar la vinculación como cliente, aliado o proveedor.
- Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos de consultoría, asesoría jurídica, revisoría fiscal o formación.
- Realizar gestiones de facturación, cobranza y reportes contables.
3.3. Intercambio de Información, Transmisión y Transferencia a Aliados Estratégicos
- Ecosistema de Alianzas: Compartir, transmitir y transferir datos personales con aliados estratégicos, socios de negocio, proveedores de tecnología (plataformas de automatización, CRM, servicios en la nube) y terceros con los que CINFES sostenga vínculos comerciales o contractuales. Este intercambio se realizará bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y contratos de transmisión/transferencia, con el propósito de optimizar la prestación del servicio, ampliar el alcance de las consultorías y realizar ventas cruzadas (cross-selling) de productos que agreguen valor al sector solidario.
3.4. Cumplimiento Normativo y Gestión de Riesgos
- Administrar y mitigar riesgos corporativos mediante la ejecución de debida diligencia y validación de antecedentes.
- Dar estricto cumplimiento a las obligaciones normativas exigidas a las entidades del sector solidario, garantizando la implementación y el mantenimiento de un SARLAFT robusto para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
4.Principios Rectores del Tratamiento
| Principio | Aplicación en CINFES |
|---|---|
| Legalidad y Finalidad | Todo tratamiento obedece a fines legítimos, informados previamente al titular, respetando la Constitución y la ley. |
| Libertad | Los datos solo se tratarán con el consentimiento previo, expreso e informado del titular (físico, digital o mediante conductas inequívocas). |
| Transparencia y Veracidad | La información sujeta a tratamiento será completa, exacta y actualizada. CINFES garantiza el derecho a obtener información sobre los datos almacenados. |
| Seguridad y Confidencialidad | Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas idóneas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Las personas que intervienen en el tratamiento guardarán estricta reserva. |
5.Derechos de los Titulares
De conformidad con la normativa de Habeas Data, el titular de la información tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CINFES o sus encargados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe (ej. datos públicos).
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a CINFES a conservarlo (ej. registros contables o expedientes de auditoría).
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
6.Tratamiento de Datos Especiales
6.1. Datos Sensibles
CINFES restringe el tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad o pueden generar discriminación). Si por requerimientos de acceso a plataformas, validación biométrica o programas de bienestar (en el caso de colaboradores) se requiere su tratamiento, se informará explícitamente el carácter facultativo de la autorización. Ninguna actividad estará condicionada al suministro de estos datos, salvo que la ley o la naturaleza del contrato lo exijan imperativamente.
6.2. Datos de Menores de Edad
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo para fines estrictamente legales (ej. beneficiarios del sistema de seguridad social de colaboradores) y siempre respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal.
7.Procedimiento para Atención de Consultas y Reclamos
Los titulares, sus causahabientes o apoderados podrán ejercer sus derechos a través del canal oficial definido por la compañía. El procedimiento se regirá por los siguientes tiempos:
- Consultas: (Solicitud de conocimiento sobre qué datos tiene CINFES). Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y se responderá en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: (Solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria). Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si se requiere más tiempo, se informará al titular y se prorrogará por ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
8.Deberes de CINFES frente a Encargados (Terceros y Aliados)
Cuando CINFES comparta información con aliados estratégicos que funjan como Encargados del tratamiento, exigirá contractual o convencionalmente que estos adopten medidas de seguridad equivalentes o superiores, respeten las finalidades autorizadas por el titular y garanticen la atención oportuna a los requerimientos de Habeas Data. El incumplimiento de estas directrices será causal de terminación de los acuerdos comerciales.
9.Vigencia de las Bases de Datos y de la Política
Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas, así como para atender los deberes legales, contables, fiscales y contractuales a cargo de CINFES.
Esta política rige a partir de la fecha de su expedición y publicación oficial. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de los canales digitales de la firma.
¿Desea ejercer sus derechos como titular?
Escríbanos a contacto@cinfes.com y atenderemos su solicitud en los términos de esta política.